Comunicação Interna

Seu funcionário vive no Whatsapp?

Como lidar com o uso de smartphones durante o expediente

Nos últimos tempos, temos recebido diversas consultas de seguidores da página quanto às normas recomendadas para uso de telefones celulares durante o horário de trabalho.

Os empregados juram que não atrapalham, e os chefes garantem que a produtividade é totalmente afetada pelo acesso ilimitado a redes sociais e mensagens instantâneas.

Houve um tempo em que a polêmica da vez era o famoso MSN. Virou uma febre e as empresas começaram a bloquear o programa nas redes internas. Até que os smartphones chegaram, com internet rápida e aplicativos atrativos e ninguém dependia da rede interna para a comunicação instantânea.

Diante de tantos dilemas, discorreremos nos próximos tópicos sugestões quanto a melhor forma de conduzir a gestão destes casos:

1 - Se não pode, não pode!

O primeiro passo é verificar se existe uma regra, uma norma interna que regulamente o uso de equipamentos pessoais e da comunicação particular durante o expediente. Profissionais que lidam o tempo todo com atendimento a clientes precisam desta orientação muito clara.

Quando há uma proibição expressa, não há o como sugerir o bom senso, e o funcionário deve ser notificado logo na admissão. É uma regra comum para hospitais, escolas, a área de vendas, transportes e outras atividades que exigem muita concentração ou foco no atendimento. Em termos gerais, se a empresa não tolera o uso, deve instituir a proibição sem rodeios.

Esta pode até não ser uma ação muito popular, e impacta no clima organizacional, mas sempre acreditei no “combinado que não sai caro”. Um funcionário improdutivo que é punido pelo uso constante do celular pode alegar que outros, que o usam moderadamente, não receberam a mesma penalidade

2- Monitore o desempenho, não o telefone.

Não havendo proibição por parte da organização, cabe ao gestor sinalizar à equipe quais são suas expectativas em termos de foco no trabalho. Pelo diálogo, ele pode sensibilizar os subordinados sobre a importância dos resultados e como pequenas distrações diminuem as entregas.

Em todos os casos, a liderança será eficaz se o gestor mantiver duas posturas: primeiro, se acompanhar de perto o desempenho de cada um, sabendo quem está mais produtivo e quem está mais distraído, e em segundo lugar, se ele praticar a postura que exige da equipe. Sabemos bem que líderes são julgados pela coerência entre discurso e prática.

3- Construa com a equipe o conceito de bom senso.

Outro aspecto a se considerar é estimular a segregação dos assuntos pessoais e de trabalho. Se você pede para que a equipe evite resolver assuntos de casa no horário de trabalho, também não deve entrar em contato com os subordinados fora do expediente, ainda que por mensagens de texto. No atual contexto social, sabemos que essa é uma prática muito comum, com a quantidade de grupos de whatsapp mantidos entre as equipes.

Em termos gerais, assim como citamos no MSN, quando um funcionário torna-se improdutivo, o telefone pessoal é somente um dos recursos utilizados para ‘matar o tempo’. É o mesmo perfil de comportamento de quem vai diversas vezes por dia pegar um cafezinho na copa e dali emendar um bom papo sobre futebol, do retoque constante da maquiagem no banheiro, entre outros. 

Por isso, certifique-se de que todos sabem a importância das pausas durante o ritmo de trabalho, mas, sobretudo, estão cientes dos impactos da falta de responsabilidade com os excessos.

4- Institua a etiqueta do telefone.

Converse com os subordinados sobre como melhorar a convivência: sair da sala para atender ligações particulares, manter os alertas de mensagem no modo silencioso e jamais teclar durante reuniões, palestras e demais eventos corporativos. Assuntos de trabalho devem ser evitados em aplicativos de mensagem instantânea.

Boa sorte no desafio de conduzir os talentos de sua equipe!

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NAYARA ALENCAR

Administradora com especialização em gestão de pessoas, profissional de endomarketing e apaixonada por criatividade.

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